Використання методики оцінювання ефективності запровадження електронного документообігу у навчанні

Abstract

У роботі розглянуто методику проведення техніко-економічної оцінки запровадження систем електронного документообігу. Обґрунтовано необхідність використання методики аналізу системи документообігу з інтуїтивно зрозумілим описом процесів роботи з документами. Запропоновано використання карт-таблиць для опису послідовності роботи з документами та деталізації кількісних характеристик потоку документів. Опис бізнес-процесів організації у вигляді карт-таблиць дозволив проводити опис організації довільного масштабу, з одного боку, у добре структурованому вигляді, з іншого – у природній формі вербального опису. Природність опису дає змогу заповнювати таблиці як із залученням сторонніх фахівців, так і силами співробітників організації–замовника, незалежно від рівня компетенції у створенні інформаційних систем. Розроблено алгоритм розрахунку затрат часу та витратних матеріалів на документообіг. Запропоновано спосіб використання експертних оцінок трудомісткості дій із документами на основі відновлених із карт-таблиць списків документів та дій з ними. Розроблено форму подання результатів розрахунків, зручну для обґрунтування необхідності автоматизації, технічного та матеріального забезпечення робочих місць працівників, визначення необхідних прав доступу. Розрахунки запропоновано проводити засобами електронних таблиць. Результати розрахунків дозволяють обґрунтовано приймати рішення як щодо штату, так і щодо обсягу виконання робіт працівниками, встановити фінансові та матеріальні індекси ефективності інвестицій.